Perpustakaan Terpadu

Kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di UOBK RSUD Dokter Mohamad Saleh Kota Probolinggo setiap harinya berkisar 3 sampai 5 berkas. Kejadian tersebut membuat petugas rekam medis menyerahkan rekam medis yang baru untuk pasien lama sehingga memperlambat pelayanan pasien akibat kurangnya informasi tentang riwayat sebelumnya. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan faktor penyebab terjadinya kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di UOBK RSUD Dokter Mohamad Saleh Kota Probolinggo. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara dan lembar observasi. Informan terdiri dari 4 petugas dengan teknik pengambilan subjek secara purposive dan snowball. Analisis data penelitian ini menggunakan analisis deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa faktor penyebab missfile berdasarkan unsur manajemen man, material, methods, machine, dan money (5M) yaitu tingkat pendidikan bukan rekam medis, lama kerja yang singkat, belum adanya pelatihan, human error, kurangnya jumlah rak penyimpanan, kondisi map rekam medis rusak, kesalahan dalam penjajaran, duplikasi nomor rekam medis karena sistem penomoran Unit Numbering System (UNS) penulisan nomor secara manual, pengambilan rekam medis yang sulit, pengembalian rekam medis terlambat, tidak adanya tracer, dan tidak adanya kode warna pada rekam medis. Saran yang diharapkan dapat melakukan upaya untuk memperbaiki faktor-faktor tersebut agar kejadian missfile dapat berkurang. Kata kunci: missfile, rekam medis, dan unsur manajemen 5M

Missfile incidents of outpatient medical record files at UOBK RSUD Doctor Mohamad Saleh Probolinggo City range from 3 to 5 files every day. This incident made medical record officers submit new medical records for old patients, thereby slowing down patient services due to lack of information about previous history. This study aims to describe the factors that cause missfile incidents of outpatient medical record files at UOBK RSUD Dokter Mohamad Saleh, Probolinggo City. The type of research used is descriptive research with a qualitative approach. The research instrument used interview guidelines and observation sheets. Informants consisted of 4 officers with purposive and snowball technique of taking the subject. Analysis of the research data using descriptive analysis. The results of this study indicate that the factors causing the missfile are based on the elements of man, material, methods, machine, and money (5M) management, namely education level not medical records, short length of work, lack of training, human error, lack of storage racks, folder conditions medical records are damaged, errors in alignment, duplication of medical record numbers due to the Unit Numbering System (UNS) numbering system manually, medical record retrieval is difficult, medical record returns are late, there is no tracer, and there is no color code on medical records. Suggestions are expected to make efforts to improve these factors so that missfile incidents can be reduced. Keywords: missfile, medical records, and elements of 5M management